Дисципліна: Інформаційні технології в галузі (відповідно до спеціальності)

Кількість годин (кредитів ЄКТС): 180 (6)

Мета курсу: формування знань щодо визначення методів та засобів автоматизації діловодства, практичне засвоєння інформаційних технологій та програмних засобів для обробки документальної інформації.

Завдання:

-     вивчити основні напрямки застосування комп'ютерних технологій у сфері документаційно-інформаційного забезпечення управління;

-     ознайомитися з сучасним апаратним та програмним забезпеченням, що використовуються для автоматизації діловодства;

-     оволодіти практичними навичками роботи зі спеціалізованими прикладними програмами.

У результаті вивчення навчальної дисципліни студент повинен

знати:

-     основи ефективної роботи з сучасними документальними інформаційними системами;

-     методи та засоби автоматизації діловодства.

вміти:

-    користуватися програмними засобами для обробки документальної інформації;

-    працювати з інструментальними засобами створення і багатокористувацької обробки даних в завданнях діловодства.

Опис дисципліни

Дисципліна передбачає вивчення сучасних методів і засобів автоматизації управління і інформаційного супроводу управлінської діяльності, практичне засвоєння інформаційних технологій і програмних засобів, які можуть бути використані для автоматизації підготовки і обробки документів в управлінні; а також вивчення основ ефективної роботи з сучасними документальними інформаційними системами включаючи: технології організації документальних масивів і багатоаспектного інформаційного пошуку; засвоєння принципів роботи з електронними документами і управлінською інформацією, а також навичок роботи з інструментальними засобами створення і багатокористувацької обробки даних в завданнях діловодства. В цілому дисципліна має суто практичну спрямованість.

Предметом вивчення дисципліни "Інформаційні технології в діловодстві" є сучасні інформаційні технології створення, редагування, обробки, зберігання і передачі електронних документів.

Зміст дисципліни (тематика):

ЗМІСТОВНИЙ МОДУЛЬ 1. Інформаційні технології створення електронних документів.

Тема 1. Предмет, завдання і структура курсу. Сучасні інформаційні технології

Окремі етапи документообігу та можливості їх автоматизації. Загальна характеристика програмно-апаратного забезпечення, що використовується для вирішення виробничих завдань. Умови механізації і автоматизації робіт з документаційного забезпечення управління. Специфіка документаційних процесів в умовах «електронного офісу». Перспективи впровадження комп'ютерних технологій у традиційну структуру діловодства.

Тема 2. Електронні документи

Поняття електронного документа, його складові компоненти й життєвий цикл. Класифікація електронних документів. Проблема надання юридичного статусу електронних документів.

Тема 3. Комп’ютерні технології створення документів

Класифікація програм підготовки текстів. Етапи створення текстових документів: набір тексту, редагування, форматування, друк. Можливості текстових процесорів зі створення типових і структурованих документів. Програмні засоби підготовки табличних документів. Особливості роботи з табличними процесорами. Основні вимоги до оформлення таблиць. Види комп'ютерної графіки та програми створення графічних зображень. Основні функції графічних редакторів.

ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 2. Інформаційні технології ведення документообігу

Тема 4. Процес управління вхідними та вихідними документами

Реєстрація та ведення обліку зовнішніх документів, які надходять. Привласнення порядкового номеру. Реєстрація дати і теми документа. Реєстрація даних про відправника кореспонденції. Реєстрація даних про зміст документа. Контроль наявності інформації про зв'язок між документами. Реєстрація та ведення обліку всіх вихідних документів. Реєстрація даних про одержувача кореспонденції. Реєстрація даних про зміст документа та резолюції по документу. Контроль наявності інформації про зв'язок між вхідним і попередніми документами.

Тема 5. Зберігання документів в електронному вигляді

Переваги зберігання документів в електронній формі. Загальні принципи збереження електронних документів. Технологія сканування документів. Програмні засоби для оптичного розпізнавання тексту.

Проблеми створення електронного архіву. Спеціальні програмне продукти для вирішення архівних завдань. Забезпечення збереження документів в електронній формі.

Тема 6. Використання комп’ютерних технологій в процесі руху документів

Бази даних (БД) як засіб зберігання і обробки інформації. Призначення та функції систем управління базами даних (СКБД). Види СУБД. Загальна характеристика можливостей використання технологій баз даних в документаційному забезпеченні управління. Автоматизовані системи реєстрації документів. Технологія реєстрації документів. Ведення контролю за виконанням документів на основі реєстраційних баз даних. Автоматизація інформаційно-довідкової роботи. Документальні інформаційно-пошукові системи. Повнотекстові документальні бази даних і особливості роботи з ними. Технології електронного візування документів. Комплексні системи автоматизації документообігу, їх характеристики. Основні вимоги до електронних систем управління документообігом. Перспективи їх розвитку.

Форма організації контролю: усне опитування, тестові завдання, доповіді, реферативні роботи, іспит.